При использовании системы автоматизации документооборота на предприятии, все сотрудники — от начальника до исполнителей — включаются в работу с входящим, исходящими и внутренними документами, для которых характерно понятие «жизненный цикл документа». Он делится на 5 основных этапов:
Создаваемый в СЭД документ приобретает индивидуальную карточку учета, которая не может быть изменена или удалена. Только после сохранения документа в базе данных, его можно редактировать.
Документ направляется в работу к пользователям системы, которые могут проводить широкий спектр операций. Таким образом, процесс документооборота в организации принимает «прозрачный», отслеживаемый вид и становиться контролируемым.
Закрепление определенных задач за документом: обязывает ответственных лиц к строгому исполнению поручений в поставленный срок.
Избранные пользователи наделяются возможностью отслеживать перемещение документов и доступом к информации о состоянии документа на данный момент времени, в том числе контролировать исполнение документов.
Отработавшие все необходимые этапы документы перемещаются в архив для централизованного хранения. Документы, по требованию, через функцию поиска, могут быть запрошены из архива.
Практически любая современная система электронного документооборота (СЭД) поддерживает все перечисленные функции.
По мнению специалистов, идеальная СЭД должна обладать следующими свойствами:
Во-первых, система должна полностью обеспечивать все операции бумажного документооборота и переводить их в электронный формат – начиная от с входящими документами и заканчивая работой с архивной документацией. Это необходимо для того, чтобы избежать дублирования аналогичной работы с бумажными документами.
Во-вторых, СЭД должна поддерживать очень широкий перечень функций, обеспечивающих работу с электронной документацией на предприятии: преобразование бумажных документов в электронный формат, надежную защиту информации, настройки доступа к документации, маршрутизацию, согласование и обсуждение документов, поисковую систему внутри базы данных, публикации, подписку на рассылку уведомлений и многое другое.
