Апостиль и консульская легализация документов

Что такое апостиль?

Апостиль - это специальная форма заверения документов, предназначенных для предъявления в иностранные посольства, консульства, различные государственные структуры или образовательные учреждения.

Официальные документы, такие как свидетельство о рождении, патенты, юридические документы, нотариальные доверенности, аттестаты и дипломы довольно часто требуется предоставлять за рубежом. Однако перед этим документ в обязательном порядке должен быть переведен и легализирован. Традиционным методом заверения официальных документов, которые используются в других странах, является легализация, которая требует ряда последовательных действий. Этот процесс включает заверение документа в официальных государственных органах страны, в которой документ выдан, а также иностранным посольством или консульством государства, в котором документ будет предъявляться.  

Большое количество государств во всем мире заключили договор, который значительно упростил процедуру признания подлинности официальных документов за границей. Это соглашение - Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года, отменяющая требования обязательной легализации официальных документов за границей, и провозгласившая введение Апостиля. Проставление апостиля значительно упрощает процесс легализации документов для стран - участниц Конвенции. С тех пор, процедура проставления апостиля используется очень часто по всему миру.

Апостиль применяется только в странах, являющихся участниками Конвенции. Украина - участник конвенции.

Если страна - не участник Конвенции, проставление апостиля там невозможно. В этом случае для заверения документов для Украины, нужно обращаться в консульство в этой стране (консульская легализация).

При проставлении апостиля на документ помещается штамп с надписью: "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)", которая является обязательным атрибутом этой процедуры.

Когда нужен апостиль?

Апостиль необходим в двух случаях:

  1. - Если иностранные документы необходимо предоставить в Украине

    К примеру, документы для открытия филиала или представительства иностранной компании. Как правило, документы нотариально заверяются  по месту их происхождения, затем там же ставится апостиль, в завершение процедуры выполняется  заверенный перевод (у нотариуса).

  2. - Украинские документы нужно представить за рубеж

    Например, такие документы как свидетельство о браке, свидетельство о рождении, диплом. Апостиль проставляется органами министерства юстиции. Проще всего для проставления апостиля обратиться в бюро переводов, которое за отдельную плату оформит и нотариальное заверение, и апостиль.

Двойной апостиль

Для легализации документов иногда может потребоваться двойной апостиль. Это более сложная процедура легализации, которая требуется в некоторых государствах - участниках конвенции. Среди них - Швейцария, Австрия, Португалия, Франция, Бельгия. Двойной апостиль может потребоваться, например, в случае предоставления документов об образовании. Сначала поставить апостиль в Министерстве Образования Украины, перевести документы на необходимый иностранный язык и нотариально заверить перевод документа. После этого документ передается в Министерство Юстиции Украины, где ставится второй апостиль.

Консульская легализация

Консульская легализация официальных документов - представляет собой процедуру подтверждения действительности оригиналов официальных документов или подтверждение действительности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности оттисков штампов, печатей, которыми утвержден документ.

Порядок легализации официальных документов в Украине:

Представительство МИД Украины и Департамент консульской службы МИД  принимают на легализацию официальные документы, составленные и удостоверенные на территории Украины органами государственной власти и органами местного самоуправления, которыеи предназначенные для использования за рубежом.

 

ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.

APOSTILLE

(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

1. Страна ___________________________________

Настоящий официальный документ

2. был подписан (фамилия)_____________________

3. выступающим в качестве _____________________

4. скрепленпечатью/штампом

(назначение учреждения)_______________________

Удостоверено

5. в _____________________________

6. (дата)_______________

7. (название удостоверяющего органа)______________

8. за N _______________________________________

9. печать/штамп                               10. подпись________